Q【質問】5Sが遅れている部署に対して、その理由を問いただすと“時間がない”といいます。

このような言い訳を言わせないためにはどのような方法があるでしょうか。

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●“時間がない”は最も多い言い訳

5Sに限った事ではないが、約束したことができなかった言い訳として時間がないは最もよく使われる言い訳である。

しかし、時間がないと言っている者は、言い訳をしているという意識が薄いものである。

時間がないという言い方をされると職場の上司も何も言えなくなってしまう。

なかなか反論ができないものである。

そのためこのような言い訳の多い職場は5Sが停滞してしまうものである。

●時間はつくるもの

時間の空いたときに5Sを実施しようとする考えだと、なかなか実行できないものである。

あらかじめ実行すべきスケジュールを決めて、スケジュールにしたがって確実に実行するという姿勢が必要である。

●“時間がない”を言わない風土づくり

時間がないは絶対に言わないという組織としての風土や組織文化をつくることが必要である。

そのために、たとえば組織の行動基準を設定して職場に掲示しておくのも効果的である。

たとえば、次のような項目が行動基準としての例である。

   ○「時間がない」を言わない、言わせない

   ○時間がないのではなく、知恵がないと考えよう

   ○時間はつくるものである

   ○計画的な行動で時間を生み出そう

●計画設定の仕方

5S計画は基本計画として、対象期間を3ヶ月から6ヶ月程度、どの個所を対象に、いつからいつまでに、誰が主担当で実行するかを設定する。

さらに設定された基本計画を1週間から2週間の範囲でカレンダーへの落とし込みをする。

カレンダーへの落とし込みとは、基本計画を基にカレンダーの中に、何日に、どの個所を、誰が、何を実施するかを決め、書き入れることである。

以上のようにカレンダー単位まで落とし込みを実施することにより、具体的な行動まで結びつけることができるのである。

●計画通りに実施できない場合のフォロー

計画を設定しても、やもう得ない事情で実行できないことがある。

そのような場面で大切なことは、実行できない状況が発生するとすぐに、変更すべき日程を設定することである。

このような修正がその場でできなければ計画への信頼性がなくなり、5Sに対する本気さも薄れることになるだろう。